Wir werden dazu nicht befragt: die Möglichkeiten, Dokumente per Fax zu verschicken, nehmen rapid ab. Mit der neuen, auf dem Internet beruhenden Telefonie ist diese Art der Übermittlung nur noch beschränkt oder gar nicht mehr möglich. Entsprechend wird von uns erwartet, dass wir ausschliesslich über das Internet (via E-Mail oder sonstwie «digital») kommunizieren.

In vielen Fällen ist dies tatsächlich sehr praktisch. So sind natürlich insbesondere «Sofort-Mitteilungen» via SMS oder WhatsApp und Konsorten höchst beliebt geworden. Im professionellen Umfeld spielen aber die Sofort-Mitteilungen eine untergeordnete Rolle. Die Mehrheit der Dokumente, die digital übermittelt werden, müssen als PDF-Dateien versandt werden. Berichte aller Art, aber auch Anfragen werden z.B. in Arztpraxen als PDF versandt und empfangen. Diese Art von «Briefwechsel» hat sich jetzt weitgehend eingebürgert und ist besonders im Konzert mit einer elektronischen Krankengeschichte auch praktisch.

Bei Anfragen, zu denen eine schriftliche Antwort erwartet wird, wurde aber bisher oft das Faxgerät eingesetzt. So liessen sich viele kleinere Fragen im Handumdrehen erledigen. Manchmal genügt ja eine kurze Mitteilung oder Bestätigung. Wenn nun dazu (1) ein PDF ausgedruckt, (2) beschriftet, (3) eingescannt und schliesslich (4) wieder per Mail versandt werden muss, entsteht deutlich mehr Aufwand als früher mit der Faxübermittlung. Es gibt verschiedene Wege, wie sich dieser Aufwand reduzieren lässt.

Die einfachste Methode beruht auf der «digitalen» Beschriftung der PDF-Datei (am Bildschirm). Dazu benötigt man eine Software, die es ermöglicht, kurze Texte auch in PDF-Dokumente einzufügen, die nicht als entsprechend vorbereitete Formulare vorliegen. Dies lässt sich kostenlos mit «Ausfüllen und Unterschreiben» im Adobe Acrobat Reader DC (https://get.adobe.com/de/reader/) oder mit «Schreibmaschine» im PDF-Xchange Editor (https://pdf-xchange.ch/) realisieren. Auch im letzteren Programm kann eine Unterschrift angebracht werden. Dann speichert man die veränderte Datei und versendet sie gleich (mittels derselben Software) an den Empfänger. Neben den kostenlosen Programmen gibt es eine ganze Reihe von weiteren, relativ kostengünstigen PDF-Programmen, die die beschriebene Funktion ebenfalls offerieren.

Ist eine strukturierte oder eine ausführlichere Antwort notwendig, so sind (vom Sender vorbereitete) Formulare mit entsprechenden Feldern wünschenswert. Andernfalls kann man die PDF-Datei statt im PDF-Programm in MS Word öffnen (Rechtsklick auf Dateiname, «Öffnen mit», «Word» wählen). Dies funktioniert auch mit LibreOffice Write. Die so generierte Text-Datei ist zwar eventuell im Layout nicht völlig identisch mit dem PDF, kann aber gut bearbeitet werden. Es gibt auch mehrere kleine Programme, die speziell für die Umwandlung von PDF- in Word-Dateien geeignet sind (Beispiel: WPS PDF to Word Converter, https://www.wps.com/pdf-to-word).

Etzel Gysling